Doppelte Anschreiben
Wie Künstliche Intelligenz Verwaltungsakte bürgerfreundlicher machen kann
Die schriftliche Kommunikation zwischen Verwaltungen und Bürgern ist in vielen Fällen asymmetrisch, wobei den Verwaltungen die Rolle von Experten und dem Bürger die Rolle des Laien zukommt. Die Kosten solcher Asymmetrien sollten beim Experten und nicht beim Laien liegen. In der Kommunikation mit Verwaltungen liegt diese Last jedoch regelmäßig auf den Schultern der Bürger.
Die Kosten asymmetrischer Kommunikation lassen sich durch die Nutzung großer Sprachmodelle effektiv verringern. Ich schlage in diesem Zusammenhang eine Praxis doppelter Anschreiben vor, in der Fachdokumente von Behörden durch automatisch generierte Erläuterungen ergänzt werden.
Verwaltungsdokumente sind eine Form asymmetrischer Kommunikation
In der Interaktion zwischen Verwaltungen und Bürgern spielen postalisch zugestellte Dokumente wie Anträge, Auskunftsgesuche, Bescheide, Vorladungen oder Urteile eine zentrale Rolle.
Diese schriftliche Form der Kommunikation zwischen Verwaltungen und Bürgern ist asymmetrisch. In solche Schreiben gehen Kenntnisse von Verwaltungsprozessen, konkreten Abläufen und Entscheidungsmustern aus dem Verwaltungsalltag ein. Die Angestellten sind geschult in den jeweils zugrunde liegenden rechtlichen Vorgaben und wenden diese tagtäglich an.
Das bringt einen zuweilen enormen Wissensvorsprung gegenüber den Adressaten mit sich. Solange der Bürger nicht selbst vertiefte Spezialkenntnisse in diesen Bereichen besitzt - was nur sehr selten der Fall ist - haben wir es systematisch gesehen mit einer Kommunikation zwischen Experten und Laien zu tun.
Asymmetrische Kommunikation kommt in vielen Bereichen vor. Denken wir beispielsweise an Gespräche zwischen einem Facharzt und seinen Patienten, an das Verhältnis zwischen Lehrern und Schülern oder an die Kommunikation zwischen Wissenschaftlern und einer interessierten Öffentlichkeit.
Asymmetrische Kommunikation kann leicht scheitern. Wenn das Wissensdefizit nicht reflektiert und - in Bezug auf das Ziel der Kommunikation - ausgeglichen wird, ist eine erfolgreiche Kooperation, bei der die Mitwirkung des Laien erforderlich ist, in vielen Fällen nicht möglich.
Die Last für diesen Ausgleich liegt normalerweise beim Experten und nicht beim Laien. Die Gründe dafür sind offensichtlich. Laien ist der Fachjargon von Experten meist nicht geläufig, weshalb sie nicht in der Lage sind, die Aussagen von Experten in eine ihnen verständlichere Sprache zu übersetzen. Laien machen schnell Fehler oder unterliegen Missverständnissen, die sie nur schwer erkennen oder ausgleichen können. Laien können die Folgen und Implikationen des Gesagten schwer einschätzen usw.
Das Gelingen der Interaktion in asymmetrischen Kommunikationssituationen hängt also zu großen Teilen vom Experten ab. Diese Norm ist in unserer Kultur stark verankert, und es gilt als unhöflich oder arrogant, wenn sich Experten gegenüber Laien nicht um Verständlichkeit bemühen. Und doch geschieht genau das oft nicht in der schriftlichen Kommunikation zwischen Verwaltungen und Bürgern.
Ich möchte ein konkretes Beispiel dafür zitieren. Es handelt sich um ein Schreiben, welches ich Anfang März 2023 vom Kreisbauamt Meißen erhalten habe. Darin heißt es (leicht gekürzt):
Nach erster Prüfung teilen wir Ihnen mit, dass die eingereichten Unterlagen nicht vollständig sind. Wir bitten Sie, uns die folgenden Unterlagen bis zum 06.04.2023 zuzusenden.
- Nachweis zur rechtlichen Sicherung hinsichtlich Zufahrt zur öffentlichen Straße „Hauptstraße“ entweder öffentlich-rechtlich: Baulasteintragung im Baulastenverzeichnis des Landkreises Meißen; oder privat-rechtlich: Grundbucheintrag als Grunddienstbarkeit (§ 1018 BGB) und als beschränkt persönliche Dienstbarkeit (§ 1090 BGB) zugunsten der Bauaufsichtsbehörde im Grundbuch (vgl. § 2 Abs. 11 SächsBO).
- Baulastunterlagen: Antrag auf Baulasteintragung, amtliche Flurkarten (max. 1⁄2 Jahr alt), Lagepläne (1:500) mit Grünschraffur der belasteten Fläche, unbeglaubigte Kopie des Grundbuchauszuges vom belasteten Flurstück (max. 1⁄2 Jahr alt), zusätzliche vollständige Ausfertigung der Antragsunterlagen (für Beteiligung Träger öffentlicher Belange).
Erreichen uns die nachgeforderten Unterlagen in vorgenannter Frist nicht, gilt der Antrag als zurückgenommen (§ 69 Abs. 2 SächsBO). In diesem Falle senden wir Ihnen den unvollständigen Bauantrag kostenpflichtig zurück.
Es gibt zahlreiche Fachausdrücke, die in dem Dokument verwendet werden, jedoch wird keiner von ihnen verständlich erklärt. Es gibt auch keine Hinweise darauf, wie man die angeforderten Dokumente beschaffen kann oder an wen man sich wenden sollte, um Hilfe zu bekommen. Es wird lediglich auf Paragraphen aus verschiedenen Gesetzestexten verwiesen, deren Inhalt und Relevanz nicht transparent sind. Zusätzlich wird eine Frist für die Kooperation festgelegt, die mit drakonischen Strafen verbunden ist.
Der Empfänger eines solchen Schreibens hat verschiedene Möglichkeiten. Er kann entweder Zeit aufwenden, um sich selbst in die Materie einzuarbeiten, oder aber andere Experten wie Notare, Anwälte und Architekten beauftragen, das an seiner statt tun. In beiden Fällen trägt er die Kosten der Interpretation selbst. Die Frustration darüber ist durchaus berechtigt.
Ich behaupten daher, dass die schriftliche Kommunikation zwischen Verwaltungen und Bürgern nicht nur asymmetrisch ist, sondern dass der Lastenausgleich regelmäßig in der Pflicht des Laien liegt, was eine Normverletzung darstellt.
Verwaltungen arbeiten im Spannungsfeld zwischen Politik und Gemeinwesen
Wie kommt es, dass in der Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürgern die Lasten der Asymmetrie regelmäßig auf den Laien abgewälzt werden? Sollten Behörden nicht bürgernäher arbeiten, da sie doch in einem gewissen Sinn auch Dienstleistungsunternehmen sind, die (hauptsächlich) von Steuergeldern bezahlt werden? Wäre es vor diesem Hintergrund zu viel verlangt, sich um mehr Bürgernähe zu sorgen und die Reibungsverluste solcher Interaktionen zu berücksichtigen, zu verringern oder zu vermeiden?1
Es sind verschiedene Ursachen für diesen Zustand denkbar. Vielleicht kommen historische Gründe in Betracht. Die Forderung nach mehr Bürgernähe ist ein relativ modernes Verwaltungskonzept, das in traditionelleren Kontexten nur eine untergeordnete Rolle gespielt hat. Möglich wäre auch, dass die Dynamik von Verwaltungsprozessen zu höherer Komplexität und damit zu höheren Bedarfen für Übersetzungsleistungen führt, deren Aufarbeitung hinter dem Druck zur Differenzierung hinterherhinkt.
Allerdings glaube ich, dass diese beiden Aspekte nur einen Teil des Problems ausmachen. Es gibt auch strukturelle Gründe, warum Verwaltungen bürgerunfreundlich sind. Ich möchte die These aufstellen, dass dies hauptsächlich mit den Anreizsystemen zusammenhängt, innerhalb derer Verwaltungsangestellte handeln.
Verwaltungen spielen eine wichtige Rolle als Vermittler zwischen Politik und Gemeinwesen. In dieser Vermittlungsrolle müssen sie zwei teilweise divergierende Funktionen erfüllen. Einerseits sind sie Teil der Exekutive und zuständig für die Prüfung und Durchsetzung rechtskonformen Verhaltens in denjenigen Bereichen, die juristischen Beschränkungen unterworfen sind. Und in diesem Kontext ist oft durchgreifendes Verhalten gefordert, was durchaus auch gegen die Interessen einzelner Bürger oder Unternehmen gerichtet sein kann.
Verwaltungen sind darüber hinaus auch Dienstleistungszentren für Bürger und Unternehmen, die Leistungen für einen privaten Kundenstamm erbringen. Das Ausstellen von Genehmigungen und Zulassungen, sowie die Vergabe öffentlicher Gelder und Leistungen haben eine wichtige Funktion in einem funktionierenden Gemeinwesen. Und in diesem Kontext ist bürgernahes Arbeiten entscheidend, und das hat etwas mit Akzeptanz und Effizienz zu tun.
Akzeptanz: Bürgernahe Verwaltungen fördern die Akzeptanz politischer Entscheidungen; “bürgerferne” Behörden vermindern diese. In einer demokratischen Gesellschaft spielt die Akzeptanz politischen Handelns durch den Bürger eine entscheidende Rolle. Rechtskonformes Verhalten von Bürgern wird häufiger, wenn Normen bürgerfreundlich umgesetzt werden. Der Polizist, der seinen Namen nennt. Das verständliche Schreiben vom Bauamt.
Effizienz: Gemeinden, Kreise oder Länder konkurrieren um Ressourcen und wirtschaftliche Vorteile. Und in diesem Kontext sind effektiv arbeitende, bürgernahe Verwaltungen ein entscheidender Standortvorteil. Schnelle Entscheidungen, kurze Verwaltungswege, transparente und faire Entscheidungsprozesse erleichtern Investitionen und Innovationen und erweitern damit den wirtschaftlichen Spielraum einer Gemeinde, einer Stadt oder eines Bundeslands.
Verwaltungen sollten daher Interessenverteter des Staates und der Bürger und Unternehmen zugleich sein - und so erfolgreiches und effizientes Handeln jeder Seite ermöglichen. Der Staat braucht seine Bürger und Unternehmen mit im Boot. Verwaltungen agieren in diesem Spannungsfeld und müssen sich in diesem positionieren:
Nun stammen - und das ist vielleicht erst einmal kontraintuitiv - die Anreize für bürgernahes Arbeiten nicht aus den Eigeninteressen von Verwaltungen, sondern aus den Interessen der politischen Akteure.
In einem privatwirtschaftlichen Umfeld dient kundenorientiertes Arbeiten (Marketing im weitesten Sinne) den wirtschaftlichen Interessen eines Unternehmens. Im öffentlichen Sektor hingegen sind die Dinge anders gelagert. Es existiert kein freier Markt von konkurrierenden Verwaltungsunternehmen, weshalb es keine unmittelbaren finanziellen Anreize für kundenorientiertes Verhalten gibt. Der Bürger kann den Anbieter nicht wechseln, falls ihm der Preis zu hoch erscheint, die Freundlichkeit der Mitarbeiter zu wünschen übrig lässt oder wenn er regelmäßig Schreiben erhält, für deren Interpretation er zivile Experten zu Rate ziehen muss, die er aus seiner eigenen Tasche bezahlt.
Die Dienstleistungsfunktion von Verwaltungen lässt sich meiner Ansicht nach nicht primär auf wirtschaftliche Interessen, sondern auf politische Bedürfnisse zurückführen. Politische Akteure wie Parteien, Interessenverbände oder Bürgermeister setzen sich für mehr Bürgernähe ein und thematisieren dieses Thema besonders im Wahlkampf. Denn freundliche und effektive Verwaltungen zahlen sich politisch aus.
Nehmen wir als Beispiel eine Gemeindeverwaltung, die aus dem Bürgermeister, dem Gemeinderat und verschiedenen Verwaltungsangestellten besteht. Der Bürgermeister wird gewählt, während die Verwaltungsangestellten über Dienstverträge gebunden sind.
Die Chancen des Bürgermeisters auf Wiederwahl hängen auch davon ab, wie bürgerfreundlich und effizient "seine" Verwaltungsangestellten arbeiten. Denn freundliche Mitarbeiter erhöhen die Akzeptanz der Beschlüsse des Gemeinderats und eine effektive Verwaltung zieht Wirtschaft und damit auch Finanzen in die Gemeinde. Dies generiert eine höherer Prosperität und wirkt sich indirekt auch auf die Wiederwahl des Bürgermeisters aus.
Dem typischen Verwaltungsangestellten sind diese politischen Motivationen jedoch fremd. Sein Erfolg hängt vielmehr davon ab, ob er rechtlich korrekt handelt und etablierten Verwaltungsprozessen folgt, und weniger davon, wie freundlich er ist. Bürgernähe ist für den Bürgermeister von Bedeutung, nicht jedoch für den Kämmerer.
Entscheidend für das Handeln von Behörden sind jedoch in erster Linie die Anreize für die Angestellten und nicht die Bedürfnisse von Politikern, die oft selbst Laien sind und in wechselnder Besetzung an ihnen vorbeiziehen. Es sind die Verwaltungsmitarbeiter, die mit den Bürgern interagieren, und deren Interessen beeinflussen die Art und Weise dieser Interaktionen.
Für den typischen Verwaltungsangestellten haben die beiden Funktionen der Verwaltung ein unterschiedliches Gewicht. Aus seiner Sicht sieht es meistens so aus:
Diese Gewichtung ist kein ehernes Gesetz. Verwaltungsangestellte gibt es in verschiedenen Farben und Funktionen, und die Gewichtungen von regulatorischen und politischen Motivationen können schwanken.
Die konkrete Verwaltungskommunikation ist ein Spiegel der Gewichtung dieser beiden Aspekte. Je stärker das Pendel in die regulatorische Richtung ausschlägt, desto asymmetrischer und bürgerferner gestaltet sich die Interaktion.
Die Kunst der Verwaltung besteht darin, eine ausgewogene Balance zwischen diesen beiden Aspekten zu finden und die Bedürfnisse der Bürger im Auge zu behalten, ohne die rechtlichen und regulatorischen Vorgaben aus den Augen zu verlieren. Denn letztendlich dient die Verwaltung dem Wohl der Bürger und nicht nur den politischen Bedürfnissen einzelner Akteure.
Lösungswege
Es gibt verschiedene Ansätze, um mit dieser Problematik umzugehen:
Beibehaltung des Status quo: Obwohl es die gängige Praxis zu sein scheint, erscheint diese Lösung unbefriedigend aus Sicht der Laien und indirekt auch aus Sicht der politischen Akteure.
Änderung der Anreize für das Verwaltungshandeln: Eine Möglichkeit wäre, klare Kriterien oder Kennzahlen für bürgerfreundliches Handeln einzuführen, die in Verwaltungsprozessen berücksichtigt werden. Allerdings könnte dies zu einer Überlastung der Verwaltung führen und Verwaltungsmitarbeiter müssten sich nicht nur um Rechtssicherheit, sondern auch um Wissensvermittlung kümmern, abhängig von der Vorbildung der Klientel. Das Ausmaß der Asymmetrie ist jedoch diffus, da es in der Realität keine durchschnittlichen Bürger gibt.
Finanzielle Entlastungen: Ämter könnten die Kosten für zivile Vermittler wie Notare und Anwälte übernehmen. Allerdings würde dies entweder zu Ineffizienzen oder zu einer Kostenexplosion führen, da die Bedarfe der Bürger von Fall zu Fall verschieden sind. Finanzielle Ausgleiche sollten daher nur in Härtefällen zur Anwendung kommen und jeweils geprüft werden, was zu weiteren Gesetzen, Anträgen, Bescheiden und darauf spezialisierten Verwaltungsakten führt. Eine Flatrate demgegenüber führt zu hohen und oft unnötigen Kosten, die vom Steuerzahler zu begleichen wären.
Künstliche Assistenten: Eine innovative Lösung könnte in der Ausnutzung Künstlicher Intelligenz liegen, insbesondere durch große Sprachmodelle (Large Language Models, LLMs). Diese Tools könnten eine effizientere Lösung für die Ausgleichung der Ungleichgewichte in der Kommunikation mit Verwaltungen darstellen. Daher argumentiere ich im Folgenden für den Einsatz von KI-Assistenten in der Verwaltung. Zunächst muss jedoch ihre Eignung für diese Aufgabe geklärt werden.
Große Sprachmodelle als Übersetzer von Fachtexten
Im Moment herrscht ein regelrechter Hype um große Sprachmodelle wie ChatGPT, GPT-4, LaMDA und PaLM. Die Anwendungsmöglichkeiten für diese Modelle sind äußerst vielfältig und reichen von der Textzusammenfassung und -vereinfachung über die Erstellung von personalisierten E-Mails, Code und Excel-Formeln bis hin zur Korrektur von Grammatikfehlern, Übersetzungen und sogar der Erstellung von Geschichten, Gedichten und wissenschaftlichen Texten. Die tatsächliche Leistungsfähigkeit dieser Sprachmodelle in all diesen Bereichen ist jedoch noch nicht endgültig geklärt, da die Entwicklung in diesem Bereich rasant voranschreitet.
Fest steht jedoch, dass diese Modelle eine hervorragende Performance bei der Analyse von Texten und der Erläuterung technischer, juristischer oder wissenschaftlicher Konzepte aufweisen. Warum also nicht das oben genannte Anschreiben des Kreisbauamts in ChatGPT hochladen und analysieren lassen?
Genau das habe ich gemacht. Ich habe ChatGPT gebeten, mir die Fachbegriffe aus dem obigen Dokument zu erklären, die zugehörigen Gesetzestexte zu zitieren und zu erläutern, Handlungsoptionen vorzuschlagen und mir Kontaktdaten für verschiedene Ansprechpartner wie das Bauamt, das Landratsamt, Notare, Anwälte und Architekten anzugeben:
Das ging erstaunlich schnell. Ich kann den ganzen Dialog nicht zitieren, da er zu lang wäre. Hier ist ein kurzer Auszug daraus (meine Eingaben - prompts - sind fett hervorgehoben):
In welchen Fällen sind Baulastunterlagen erforderlich?
Baulastunterlagen sind in der Regel dann erforderlich, wenn für ein Bauvorhaben eine Zufahrt zu einer öffentlichen Straße benötigt wird und es für diese Zufahrt keine gesicherten Rechte gibt. In diesem Fall muss nachgewiesen werden, dass eine rechtliche Sicherung für die Zufahrt besteht. Dies kann entweder durch einen Eintrag im Baulastenverzeichnis des zuständigen Landkreises oder durch eine Grunddienstbarkeit im Grundbuch zugunsten der Bauaufsichtsbehörde erfolgen. Wenn für die Zufahrt bereits gesicherte Rechte bestehen, sind keine Baulastunterlagen erforderlich.
Welches der angeforderten Dokumente lässt sich am leichtesten beschaffen?
Das hängt von der individuellen Situation ab und kann nicht pauschal beantwortet werden. Wenn die Flurstücke bereits unter einer laufenden Nummer im Grundbuch eingetragen sind, kann eine unbeglaubigte Kopie des aktuellen Grundbuchauszugs am leichtesten beschafft werden. Wenn jedoch noch keine rechtliche Sicherung für die Zufahrt zur Hauptstraße vorliegt, müssen entweder eine Baulasteintragung oder eine private Dienstbarkeit eingetragen werden, was mit mehr Aufwand verbunden ist. Es empfiehlt sich, die Anforderungen des Kreisbauamts sorgfältig zu prüfen und gegebenenfalls professionellen Rat einzuholen.
Wie kann ich eine Baulasteintragung veranlassen?
Eine Baulasteintragung kann beim zuständigen Bauamt beantragt werden. In der Regel ist dafür ein schriftlicher Antrag erforderlich, in dem die Art und der Umfang der Baulast sowie die betroffenen Flurstücke genau beschrieben werden müssen. Die erforderlichen Unterlagen für den Antrag können von der jeweiligen Baubehörde angefordert werden und können je nach Bundesland und Gemeinde unterschiedlich sein.
Die Baulasteintragung kann entweder öffentlich-rechtlich oder privatrechtlich erfolgen. Bei einer öffentlich-rechtlichen Baulast wird die Last im Baulastenverzeichnis des Landkreises oder der Gemeinde eingetragen. Bei einer privatrechtlichen Baulast wird die Last im Grundbuch als Grunddienstbarkeit oder beschränkt persönliche Dienstbarkeit eingetragen.
Die Beantragung einer Baulasteintragung kann mit Kosten verbunden sein und es kann eine längere Bearbeitungszeit in Anspruch nehmen. Es empfiehlt sich daher, frühzeitig mit der zuständigen Baubehörde in Kontakt zu treten und sich über die genauen Anforderungen und Verfahrensweisen zu informieren.
Wie und wo kann eine private Dienstbarkeit eingetragen werden?
Eine private Dienstbarkeit kann im Grundbuch des betreffenden Grundstücks eingetragen werden. Dazu müssen die betroffenen Eigentümer einen entsprechenden Vertrag abschließen und diesen notariell beurkunden lassen. Anschließend kann der Notar den Eintragungsantrag beim zuständigen Grundbuchamt stellen.
Der Vertrag muss die Art und den Umfang der Dienstbarkeit sowie die betroffenen Grundstücke genau beschreiben. Außerdem müssen die Rechte und Pflichten beider Parteien festgelegt werden. Es empfiehlt sich daher, den Vertrag von einem Rechtsanwalt oder Notar prüfen und aufsetzen zu lassen.
Die Eintragung der privaten Dienstbarkeit im Grundbuch kann mit Kosten verbunden sein. Die genauen Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise dem Wert des betroffenen Grundstücks und den Kosten des Notars. Es empfiehlt sich daher, vorab bei dem zuständigen Grundbuchamt nach den genauen Kosten zu fragen.
Es ist erstaunlich, wie gut ChatGPT bei der Analyse des Dokuments des Kreisbauamts abgeschnitten hat. Obwohl es einige kleine Fehler gab, waren die meisten Erklärungen sehr hilfreich. Es scheint, dass die Verwendung von großen Sprachmodellen tatsächlich dazu beitragen kann, Informationsdefizite in der Kommunikation mit Behörden zu verringern. Mit ein wenig Prompt Engineering könnte dieses Vorgehen noch verbessert und mit einer klugen Implementierung sogar automatisiert werden.
Doppelte Anschreiben
Der proof of concept ist also erbracht. Aber wie sollte dies in der Praxis umgesetzt werden? Ich schlage vor, diesen Prozess nicht in die Hände des Bürgers, sondern in die Hände der Verwaltungen zu legen. Hier sind drei Gründe, warum dies sinnvoll ist.
Erstens lassen sich Effektivitätszuwächse durch Skalierung, Automatisierung und Feinabstimmung zentral besser steuern. Die Qualität der Antworten hängt stark von der Qualität der Eingaben ab. Es erfordert Erfahrung und Mühe, um die optimalen Formulierungen zu finden, Fragen richtig zu stellen und Automatisierungsoptionen zu nutzen. Der Bürger sollte sich nicht selbst mit solchen Dingen befassen müssen.
Zweitens machen Laien häufiger Fehler und sind weniger in der Lage, diese zu erkennen und zu korrigieren. Die Überwachung der Qualität der Antworten sollte daher in den Händen von Experten liegen, um Fehler zu minimieren.
Drittens geht es um mehr Bürgernähe und Akzeptanz. Wenn am Ende eines Verwaltungsdokuments nur ein Hinweis auf die Nutzung von Tools wie ChatGPT steht, falls Fragen zum Text bestehen, dann signalisiert das weniger Bürgernähe. Um die Akzeptanz und Zufriedenheit der Bürger zu erhöhen, sollten Verwaltungen selbst gut aufbereitete Hintergrundinformationen bereitstellen.
Denkbar in diesem Zusammenhang wären doppelte Anschreiben - wie ich es nennen würde. Hierbei handelt es sich nicht um ein zusätzliches Schreiben, das einer Verwaltung an einen Bürger schickt, um den betreffenden Sachverhalt zu erläutern. Stattdessen könnte das Original-Dokument vor dem Versand an eine webbasierte Schnittstelle gesendet werden, die den Text auf einer verschlüsselten Webseite speichert. Dort könnten automatisch mithilfe eines großen Sprachmodells Erläuterungen und ein QR-Code mit einem Link zu dieser Seite erstellt und dem Originaldokument angehängt werden.
Im Bedarfsfall könnte der Empfänger dann leicht auf die Erläuterungen zugreifen, weitere Anfragen stellen und mithilfe einer Zufriedenheitsskala qualitative Rückmeldungen an die Verwaltung geben. Auf diese Weise könnten die beiden Funktionen von Verwaltungen in ein Gleichgewicht gebracht werden, ohne das bestehende System unnötig zu belasten:
Es sind vielfältige andere Implementierungen dieses Ansatzes denkbar. Wesentlich aber ist, dass mit diesem Vorgehen eine win-win-Situation geschaffen wird.
Der Bürger hat durch Nutzung dieses speziell zugeschnittenen Informationsangebots einen erheblichen Mehrwert. Eigene Recherchen und frustrierte Telefonate könnten entfallen, und vielleicht kann er auch hier und da auf privatwirtschaftlich arbeitende Spezialisten verzichten.
Aber auch Verwaltungen würden davon profitieren. Die Anzahl unnötiger Nachfragen und Telefonate verringert sich, und sie können sich besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Stärken und Schwächen
Doppelte Anschreiben haben eine Reihe von Stärken und natürlich auch spezifische Schwächen.
Stärken/Chancen
Konservativität: Das System der doppelten Anschreiben erfordert keine Änderung wesentlicher Verwaltungsprozesse und lässt sich in kleinem Umfang testen (zum Beispiel in einem Kreisbauamt). Die Akzeptanz durch den Bürger ließe sich z.B. durch Zufriedenheitsskalen messen, was eine wichtige Rückmeldung für den Erfolg der Implementierung darstellt.
Lerneffekte: Ein interessanter Aspekt sind die Lerneffekte, die sich aus der Bewertung der generierten Daten ergeben. Diese können als Inputs für weitere Lernschritte zur Verbesserung des verwendeten Sprachmodells genutzt werden. Das bedeutet, dass wir es mit einem sich selbst verbessernden System zu tun hätten, dessen Optimierung sich automatisieren lässt.
Erweiterbarkeit: Das zweite Anschreiben könnte um zusätzliche Dienste erweitert werden. Zum Beispiel könnten die Öffnungszeiten und Kontaktdaten relevanter Ämter angezeigt, Navigationshilfen erstellt oder Busfahrpläne eingebunden werden. Es wäre auch möglich, Empfehlungen für externe Dienstleister wie Notare, Anwälte oder Architekten zu geben. Eine Chatfunktion, über die direkte Anfragen abgewickelt werden können, wäre ebenfalls denkbar.
Nutzen: Es gibt einen eindeutigen Mehrwert sowohl für Verwaltungen als auch für den Bürger. Reibungsverluste und Asymmetrien werden vermindert, was zu einer größeren Effizienz und Bürgernähe führt.
Technologie: Das Verfahren basiert vollständig auf bereits existierenden und nutzbaren Technologien.
Kosten: Die laufenden Kosten dürften sehr gering sein. Die Anfangsinvestitionen - Programmierleistungen - sollten ebenfalls vergleichsweise gering sein.
Automatisierung: Durch eine intelligente Implementierung lassen sich die Prozesse bei der Erzeugung des zweiten Anschreibens weitgehend automatisieren, so dass für die Verwaltung kaum Mehraufwand entsteht.
Verfügbarkeit: 24/7
Schwächen/Risiken
Eigentumsrechte: Die verwendete Technologie ist Eigentum eines privaten Unternehmens mit Sitz in den USA. Es ist noch unklar, wie die Lizenzierung aussehen würde. Es wäre wünschenswert, dass es Module für Spezialaufgaben gibt, aber im Moment gibt es noch keine. Darüber hinaus ist es derzeit nicht möglich, dass externe Unternehmen diese Technologie mit proprietären Daten trainieren.
Datenschutz: Wenn sensible Daten (wie amtliche Dokumente) online gespeichert werden, dann muss sicher gestellt werden, dass diese nicht von Dritten ausgelesen werden können.
Fehleranfälligkeit: Die Verwendung großer Sprachmodelle birgt bekannte Einschränkungen hinsichtlich Erklärbarkeit, argumentativer und sachlicher Richtigkeit, Anfälligkeit für Voreingenommenheit durch Trainingsdaten sowie Nachvollziehbarkeit. Daher kann nicht garantiert werden, dass die bereitgestellten Informationen immer korrekt sind.
Autorschaft: Es ist unklar, wer bei fehlerhaften Inhalten und den daraus resultierenden Konsequenzen zur Verantwortung gezogen werden kann. Es ist daher wichtig, dies klar zu kommunizieren und eine rechtlich sichere Implementierung zu gewährleisten.
Ähnliche Probleme können auch anderswo auftreten, beispielsweise bei ärztlichen Diagnosen: https://www.welt.de/gesundheit/article150536665/Studenten-uebersetzen-unverstaendliche-Befunde.html